Im Juni war ich auf dem tollen Blogger-Barcamp von Barbara von increase creativity im Höfchen von Sabine. Dort habe ich insgesamt drei Sessions gehalten. Zwei waren vorher geplant (zu dem Themen Insta Stories und Branding) – eine Session war ganz spontan. Denn mehrere Teilnehmerinnen hatten sich eine Session zum Thema Blog-Organisation gewünscht. Ordnungsqueen Sabine vom Blog Ordnungsliebe erklärte sich direkt bereit, spontan etwas dazu zu machen – und ich bot mich an, meine liebsten Organisationstools für die Blog-Organisation zu ergänzen.
Im Nachgang zu dieser spontanen Doppelsession haben wir uns dann überlegt, das Gesagte noch einmal mit Struktur in Blogposts zu gießen. Heute ist es soweit: Auf Sabines Blog ist gerade der Artikel „Mehr Ordnung und Organisation beim Bloggen“ online gegangen. Sabine organisiert sich sehr gerne analog. Und ich ergänze diesen Post durch meinen Beitrag, den du gerade liest.
Ich stelle dir mein liebstes Organisations-Tool Trello vor. Damit plane ich all meine Blogposts – und auch alle Projekte, an denen ich rund um den Blog noch arbeite.
Was ist Trello?
Trello ist ein Tool für Projektmanagement, mit dem ihr Listen erstellen, diese mit sogenannten Karten für einzelne To Dos versehen und, wenn ihr das wollt, mit anderen zusammenarbeiten könnt. Ich nutze Trello für alle Projekte rund um meinen Blog. Als ich noch in einer PR-Agentur arbeitete, nutzten wir Trello, um die Arbeit im Team zu koordinieren und die anstehenden Aufgaben abzustimmen. Trello gibt es sowohl als Browser-Version, als auch als App fürs Smartphone.
Ich erkläre dir zuerst die Grundfunktionen von Trello. Dann erkläre ich, wie ich meine Redaktionsplanung sowie meine Projektplanung mit Trello mache!
Funktionen von Trello
Der erste Schritt ist folgender: Legt euch zunächst ein neues Board an, das z.B. „Blog-Organisation“ heißt. Wenn ihr das Board angelegt habt, ist es erst einmal leer (das seht ihr unten auf dem Screenshot). Nun legt ihr über „Add a list“ neue Listen eurer Wahl.
Hier gibt es viele Optionen, wie ihr eure Listen strukturieren könnt. Bei mir hat sich folgende Möglichkeit bewährt. Ich habe Listen angelegt für:„Redaktionsplan“, „Blog-Ideen“, „In Progress“ und „To Do Mails“. Erledigte Karten könnt ihr archivieren, indem ihr auf den kleinen „Bearbeiten“-Stift auf der Karte klickt und dann auf „Archive“ klickt. Oder ihr schiebt erledigte Karten in einen „Done“-Reiter. Das ist Geschmackssache.
REDAKTIONSPLAN
In der Liste „Redaktionsplan“ trage ich meine geplanten Blogposts ein und weise ihnen ein Datum zu, wann der Post fällig ist. Klickt dafür einfach auf die Karte, dann auf „Due Date“ und legt Datum und Uhrzeit fest. Der Clou: So landet das auch in eurem Trello-Kalender – gleich mehr dazu!
Zudem weise ich jedem Post eine Farbe zu, so sehe ich auf einen Blick, um welche Kategorie aus meinem Blog es sich handelt. Gelb steht für DIY, hellblau für Lettering, und so weiter. So habe ich immer einen schönen Mix und kann gleich sehen, ob meine Abfolge an Blogposts einigermaßen abwechslungsreich ist. Die Farben könnt ihr ganz individuell aussuchen.
IDEEN
Mein Tipp: Wenn ihr eine Idee habt, immer direkt aufschreiben! Durch die Trello-App könnt ihr das auch unterwegs super machen. In der Liste „Blog-Ideen“ lege ich immer, wenn mir eine gute Idee kommt, eine neue Karte an – auch diesen Ideen weise direkt eine Farbe zu, damit ich auf einen Blick sehen kann, um welche Kategorie es sich handelt. Wenn ich die Idee angehen möchte, ziehe ich sie rüber in „In Progress“.
IN PROGRESS
In der Liste „In Progress“ befinden sich alle Posts, die ich momentan bearbeite, völlig egal, wie der Stand ist – ob die Fotos schon gemacht sind, bearbeitet werden müssen oder ich noch gar nicht damit angefangen habe, aber das bald möchte. Dafür gibt es die Option „Checkliste“. Klickt einfach auf die Karte und dann auf „Checklist“. Hier könnt ihr nun alle Aufgaben eintragen, die ihr für den Post umsetzen müsst. Als Inspiration – das kann das zum Beispiel so aussehen: „Material kaufen, Set dekorieren, Fotos machen, Foto-Auswahl, Fotos bearbeiten, Text schreiben, Veröffentlichen, Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter, …“
Werdet so kleinschrittig oder wenig kleinschrittig, wie ihr gut klarkommt. Das beste Gefühl, wenn’s erledigt ist: Die Checkliste abzuhaken! Denn der blaue Balken, den ihr über der Checkliste seht, füllt sich je nach Fortschritt. Innerhalb der Karten habt ihr außerdem die Möglichkeit, einen Anhang hinzuzufügen oder weitere Mitglieder zu ergänzen, die auch die Karte kommentieren können.
KALENDERFUNKTION
Wenn ihr all euren Posts in der Redaktionsplan-Liste mit Datum versehen habt, erscheinen sie in eurem Trello-Kalender. Dafür müsst ihr erst einmal das Kalender-Powerup über das Menü rechts am Rand via „Enable“ aktivieren.
Dann habt ihr die Möglichkeit, die Kalenderfunktion über den Button „Calendar“ oben rechts aufzurufen. So habt ihr den Überblick darüber, wann welcher Post online gehen wird.
Kleines Manko: In der mobilen Version von Trello gibt es keinen Kalender. Deshalb nutze ich selbst die Kalenderfunktion der Redaktionsplanung nicht wirklich, sondern habe den Trello-Kalender zusätzlich mit meinem Google-Kalender verknüpft. Hier findet ihr eine Anleitung von Trello direkt, wie das geht. Ist total einfach!
„TO DO MAILS“
In meiner Liste „To Do Mails“ schreibe ich ganz einfach alles rein, was ich E-Mail-technisch in Bezug auf meinen Blog zu tun habe – z.B. „mit einem Angebot auf eine Mail antworten“, „eine Rechnung schreiben und schicken“, o.ä. Noch ein tolles Feature, das Trello kann: Ihr könnt Mails aus eurem Postfach an eine Mailadresse senden, die Trello generiert. So erscheinen diese Mails als Karte in eurem Trello-Board, ihr könnt sie über Trello aufrufen und müsst somit nicht zwischen Mails und Trello springen. Klickt dafür einfach das Menü an und dann auf „E-Mail to Board Settings“. Hier generiert euch Trello eine Mailadresse, die ihr am besten in eurem Mailprogramm als Kontakt anlegt, bei mir heißt der Kontakt „0_Trello“.
Dieser Punkt überschneidet sich ein wenig mit meiner Projektplanung, die ich euch weiter unten erkläre.
Soweit, so gut! Das sind die wichtigsten Features von Trello für eure Redaktionsplanung. Trello kann darüber hinaus noch viel mehr.
Ein weiteres Einsatzgebiet von Trello ist für mich das Projektmanagement rund um den Blog.
Projektmanagement mit Trello
Ich halte auch regelmäßig Workshops oder mache Videoproduktionen für Unternehmen, die mit dem Blog gar nichts zu tun haben. Entsprechend passt das natürlich nicht in den Redaktionsplan, sondern braucht ein extra Board. Dafür hab ich mir ein Trello-Board namens „Projekte“ angelegt. Ich erkläre euch mal, wie ich das aufgebaut habe, um den Überblick über alles zu behalten, was ansteht:
Ihr seht: Für meine Projektplanung habe ich für jedes einzelne Projekt eine Liste angelegt. Diese sortiere ich nach Monaten. In der Überschrift steht immer „SEPT, OKT, NOV, …“ und ich sortiere sie in der Reihenfolge, in der ich daran arbeite.
In den Karten könnt ihr euch dann voll und ganz austoben. Hier ein paar Beispiele, was ich mir so rein schreibe:
- Ganz oben trage ich immer das Honorar für die entsprechenden Projekte ein, um auch hier den Überblick zu behalten, was pro Monat in etwa (noch) reinkommt.
- Damit ich direkt sehe, wie der Stand der Dinge ist, aktualisiere ich hier immer, ob ich beispielsweise auf Feedback warte oder ob ich den nächsten Schritt machen muss, damit es voran geht.
- Natürlich trage ich auch die genauen Abgabetermine ein – und wann ich plane, das Projekt umzusetzen.
- In jede Karte kommt auch eine To Do-Liste, bei der ich eine Checkliste hinterlege (wie ich oben erklärt habe!). Hier kann ich genau nachsehen, welche Schritte ich schon umgesetzt habe und was als nächstes ansteht.
- Wenn ein Projekt ganz frisch reinkommt, schreibe ich in die Karten auch immer erst mal wild meine Ideen für die Umsetzung rein, die man wunderbar in den einzelnen Karten hinterlegen kann.
Meine Projektplanung aktualisiere ich täglich mehrmals, wenn sich etwas ändert. So sehe ich am Anfang der Woche beispielsweise immer gleich, was alles ansteht – das hilft mir wirklich sehr, immer den Überblick zu behalten!
Nun bin ich gespannt auf eure Erfahrungen: Wie organisiert ihr euch? Nutzt ihr auch ein Tool wie Trello beispielsweise?
Hier ist auch noch einmal der Link zu Sabines Beitrag, den ich euch sehr empfehlen kann!
Ich bin Lisa – und ich kann nie still sitzen. Auf mein feenstaub blogge ich seit 2013 über meine Leidenschaften: Das sind tolle DIY-Ideen, schickes Design und ganz besondere Illustrationen. Hauptsache selbstgemacht! Mehr über mich.
Carolin says
Ich nutze ebenfalls Trello für meine Blog-Organisation und habe meine Listen ganz ähnlich organisiert, wie du. Allerdings bin ich manchmal etwas schlampig und aktualisiere nicht sofort alles. 😀
Mein Senf für die Welt says
Sei gegrüßt Lisa!
Danke für die Einblicke und den hilfreichen Beitrag.
Ich las den Beitrag und öffnete Trello schon mal in einer neuen Registerkarte, mit der Absicht mit das mal anzuschauen. Nach dem ich also mit deinem Beitrag fertig war switchte ich rüber. Während ich die Seite so ansah kam mir der Gedanke, dass mir der Name Trello irgendwie bekannt vorkommt.
Naja, lange Rede kurzer Sinn: Ich hatte tatsächlich bereits ein Konto dort. 2016 hatten wir bei einem Blogger-Adventskalender mit Trello gearbeitet, dafür hatte ich das Konto angelegt. Danach verschwand es in der Versenkung. Bis jetzt.
Ich habe mir nach deinem Vorbild ein Board für meine Blog-Organisation erstellt und mir gefällt es ganz gut. Ich bin gespannt wie sich damit arbeiten lässt.
Bisher habe ich diese Art der Organisation mit Wunderlist gemacht, aber das hat den Nachteil, dass die verschiedenen Listen (also Ideen, In Arbeit usw.) nicht gleichzeitig sichtbar sind sondern immer nur einzeln geöffnet werden können. Außerdem fehlt die Markierung mit farbigen Tags.
Also vielen Dank noch mal für deinen Tipp! ich freue mich wirklich schon sehr auf die Bloggst 😉
Liebe Grüße
Marina
meinfeenstaub says
Hey liebe Marina,
danke für deine lieben Worte!! 🙂
Ich hab gesehen, WordPress hat mir deinen Kommentar irgendwie in den Spam geschoben, daher seh ich ihn erst jetzt.
Ich freu mich total, dass Trello für dich schon gut funktioniert und du es ausprobierst! Ich mag es echt so gerne und kann mir kein anderes Tool mehr vorstellen. 😀 Mit Wunderlist habe ich allerdings noch nie gearbeitet.
Ganz liebe Grüße
Lisa
Alice Christina says
Liebe Lisa,
vielen Dank für den tollen Input! Ich überlege auch schon so lange hin und her, welche Tools mir am besten helfen könnten bei meiner Planung. Bisher benutze ich ja Excel oder gar Zettel und Stift (bin da noch „altmodischer“ haha) – aber mittlerweile ist mir das auch etwas zu unübersichtlich. Von Trello hab ich aufjedenfall schon mal gehört und dein Beitrag beinhaltet sehr gute Tipps dafür. Ich werd mir das aufjedenfall mal genauer ansehen und schauen, ob es zu mir und meinen Wünschen auch wirklich passt. Vielen Dank für den Tipp!
Lieben Gruß,
❤ Alice von alicechristina.com
Susan Benson says
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